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Termes de Références : Consultation pour Recrutement d’un Expert en Procédures Administratives & Financières.
#Préambule
La Fédération Nationale Communes Tunisiennes (FNCT) représentante et défendant les intérêts des communes, inscrit dans sa mission d’appui et d’accompagnement, le renforcement du pouvoir local, le développement des services municipaux et des projets aux profits des communes et de leurs habitants comme une priorité. Dans le cadre de cet objectif, la FNCT, association à but non lucratif de droit tunisien, renforce son organisation pour un accompagnement efficace des communes tunisiennes et pour une mise en œuvre professionnelle et conforme aux normes administratives et financières internationales et nationales de ses projets.
#Mission
La FNCT bénéficie de l’appui de plusieurs partenaires techniques et financiers. Soucieuse de continuer à professionnaliser son organisation, la FNCT recrute un expert administratif et financier qui a pour mission de réviser et de compléter le manuel de procédures de la FNCT, dans une optique de conformité avec la législation en vigueur et en conformité avec les procédures de gestion des contrats de subvention avec la délégation de l’Union Européenne.
Dans le cadre de la mission, le/la expert(e) aura à :
Mener un diagnostic qui vise à identifier et évaluer les procédures existantes et leur niveau d’application, identifier les problèmes en termes de procédures de gestion qui ont été relevés lors de la mise en œuvre des projets et des activités opérationnelles de la FNCT. Il portera sur toutes les procédures du manuel dont les procédures administratives, financières, comptables, de gestion des ressources humaines, etc. Le diagnostic se basera sur l’analyse de documents et sur des entretiens avec les acteurs clés, au sein de la Fédération Nationale des Communes Tunisiennes.
Suite au diagnostic établit de manière participative avec la Directrice Administrative et Financière, et à la validation des conclusions, l’expert devra réviser le manuel administratif et financier et rédiger les procédures administratives comptables et financières de la FNCT en conséquence. Chacune des procédures devra être accompagnée de propositions des documents de gestion à mettre en place.
Le manuel couvrira les aspects suivants, sans que ceux-ci ne soient limitatifs :
Aspects de la gestion administrative :
1 L’organisation de la fonction et des règles administratives
2 Les procédures de gestion des informations.
3 Les procédures de gestion des ressources humaines
4 Les procédures d’approvisionnement, d’achat et de la gestion du stock.
5 Les procédures d’appel d’offres, consultation et de préparation des contrats. Chacune des procédures devra être accompagnée de propositions de documents de gestion à mettre en place.
Aspects comptables et financiers :
1 Les procédures de comptabilisation assorties des principes et normes comptables, du cadre comptable, du plan des comptes capable de cerner les fonds alloués par bailleur et les schémas comptables ;
2 Le descriptif des travaux de fin d’exercice, de préparation des annexes des états financiers et l’établissement des états financiers ;
3 Les procédures budgétaires incluant les procédures de comptabilisation du budget et d’analyse des écarts.
Aspects contrôle et sécurisation des actifs:
1 Les procédures de contrôle à mettre en place et à appliquer par la FNCT.
2 Les types de contrôles à effectuer.
3 La nature des supports de contrôle, leur périodicité et la destination (personnes) des rapports comptables et financiers
Le/ la expert.e définira avec la FNCT le cadre de rédaction du manuel, et rectifiera le manuel de procédures avec la participation et l’appui de la DAF pour assurer une appropriation optimale des procédures. Cette phase de la mission se terminera par une réunion technique de restitution puis une réunion de validation du manuel.
#Livrables
1. Un court rapport (3-5 pages) présentant les conclusions partagées du diagnostique
2. Le manuel de procédures administratif et financier de la FNCT conforme aux procédures de gestion des projets de l’Union Européenne
3. Annexes du manuel de procédures administratif et financier (ensemble des documents et modèles nécessaires à l’application du manuel de procédures).
#Profil_Requis
Le/la candidat.e devra disposer d'une forte expérience dans des missions similaires. Il/elle devra justifier de :
Un diplôme de niveau bac + 5 au moins en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité ou dans un domaine connexe au champ d’étude équivalent.
Une expérience avérée d’au moins sept ans et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux associations et structures assimilables ( minimum deux références)
Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière, administrative et comptable des associations ou structures assimilables.
Avoir une maitrise des normes et procédures des bailleurs/partenaires internationaux et en particulier de l’Union Européenne
Excellent français et arabe à l’écrit et à l’oral
Durée de la mission :
La mission se déroulera sur maximum 10 H/jours
Du 1er juin au 15 juin 2022
Le manuel de procédures sera remis :
06 jours (ouvrables) au plus tard après la réunion de démarrage de la mission en version provisoire.
02 jours (ouvrables) au plus tard après la réunion de présentation et de validation du manuel en version finale (format papier et électronique).
Documents à inclure dans la soumission de la proposition
Les Candidat(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants :
Une Proposition Technique (enveloppe/Fichier N°1):
Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature ;
Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée ;
CV incluant les diplômes, l’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références.
Une Proposition Financière : Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)
La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.
La proposition financière prévoit un montant forfaitaire en TND et précise les modalités de paiement sur base de livrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) en une seule fois à l'achèvement total du contrat.
Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Le/la candidat doivent indiquer/détailler dans leurs propositions, les H/J et le chronogramme proposé.
Début de la mission : le 1er Juin 2022
Date limite de réception des candidatures : le 30 mai à 10h du matin.
La candidature doit être soumise par e-mail à l’adresse daf@fnct.org.tn et en copie recrutement@fnct.org.tn, ou déposée sous pli fermé au siège de la Fédération Nationale des Communes Tunisiennes ( 76 rue de la Syrie 1002 Lafayette Tunis) La mention «Mise à niveau du manuel de la Fédération Nationale des Communes Tunisiennes » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.
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